Une tâche d’une importance capitale au sein d’une entreprise consiste à gérer de nombreux documents relatifs à toutes ses transactions. Il s’agit d’entreprendre le stockage, l’archivage et le classement de plusieurs dossiers. Parfois, le suivi des mouvements de ces documents n’est pas toujours facile. Pour faciliter l’archivage et la protection de ces documents, l’utilisation d’un coffre-fort électronique reste inévitable.
Un coffre-fort numérique pour la sécurisation de vos documents
Un coffre-fort numérique constitue un espace de stockage électronique sécurisée servant à protéger des documents numériques. La valeur juridique et l’intégrité des documents restent intactes lorsqu’ils sont conservés dans un coffre-fort numérique. Ainsi, si vous sécurisez vos bulletins de paie dans un coffre fort numérique, ceci peut aider pour garantir leur pérennité. De cette manière, le choix d’un coffre-fort numérique est d’une importance capitale. Optez pour une solution de stockage qui reste conforme aux normes françaises pour la conservation de vos fichiers numériques sensibles.
Un coffre-fort numérique pour l’archivage des documents divers
Différentes sortes de documents sensibles peuvent être conservés dans un coffre-fort numérique pour garantir leur valeur juridique. Il s’agit, entre autres, des documents comptables qui se composent des livres et registres comptables servant à l’enregistrement des opérations diverses. Bien d’autres documents peuvent être intégrés dans un coffre-fort numérique. Ce sont des documents fiscaux qui récapitulent la totalité des cotisations foncières des entreprises. Il en est de même pour tous les documents qui font état des paiements des impôts sur le revenu et sur les sociétés.
Un coffre-fort numérique pour le stockage des documents administratifs
L’utilisation d’un coffre-fort numérique peut servir à stocker vos documents administratifs, comme des papiers d’identité, des devis, des factures, … Grâce à ce mode de conservation, vous pouvez consulter ces documents depuis votre ordinateur ou votre Smartphone. Ce qui permet à vos salariés d’accéder à leur contrat de travail et à leur bulletin de salaire. Cette mise à disposition des données personnelles est en conformité avec les obligations RGPD.
Un espace numérique sécurisée pour la protection des données
Avec la mise en place d’un coffre-fort numérique, vous évitez de faire une impression de vos documents en cas de recherche. Ce qui facilite également la traçabilité de toutes les transactions que l’entreprise a effectuée avec ses partenaires. Découvrez aussi qu’en cas de contrôle, l’édition des duplicatas des documents risque parfois la perte des originaux. Ce qui fait ressortir l’importance du coffre-fort numérique dans la protection des données que matérialisent ces documents.
Un coffre-fort numérique pour des usages professionnels
Notez bien qu’un coffre-fort numérique facilite le partage de documents avec les collaborateurs d’un dirigeant. Cette espace numérique autorise la centralisation de tous les documents utiles pour la gestion de l’entreprise. Sous forme dématérialisée, l’accès à ces documents peut être sollicité dans le cadre de démarches auprès des partenaires financiers. Un expert-comptable cherche en permanence à accéder à tous les documents comptables de l’entreprise pour l’exercice de son métier. Des pièces comptables indispensables pour l’établissement du bilan sont stockées dans ce coffre-fort numérique.
Un coffre-fort électronique pour l’accès au compte de résultat
La réalisation d’un compte de résultat en fin d’exercice nécessite la consultation des pièces diverses telles que des factures reçues et émises. Le rapprochement des comptes à l’aide des relevés des états bancaires reste incontournable. Si votre entreprise comporte des actionnaires, ces derniers peuvent exploiter des données stockées dans un coffre-fort numérique en cas de besoin. De cette façon, ils gagnent en autonomie lors de l’accès à l’information. Par conséquent, les dirigeants ne se trouvent plus dans l’obligation d’informer ces actionnaires sur le mode de gestion d’une entreprise. Les salariés peuvent aussi profiter d’un espace personnel dédié pour la consultation de leurs documents administratifs comme des bulletins de salaire.
